Trang chủ >

Tin tức >

QUY TRÌNH CHECK-OUT TRỄ CHO KHÁCH LỄ TÂN KHÁCH SẠN CẦN BIẾT
  • 01/01/1970

QUY TRÌNH CHECK-OUT TRỄ CHO KHÁCH LỄ TÂN KHÁCH SẠN CẦN BIẾT

  • 114
  • 0

Hầu hết các khách sạn đều yêu cầu khách check-out muộn nhất là 12 giờ trưa. Tuy nhiên, vì nhiều lí do, một số khách lưu trú lại trả phòng trễ. Khi đó, lễ tân hay nhân viên bộ phận tiền sảnh cần làm gì? Quy trình thực hiện check-out trễ ra sao? Cùng Smarthotel.vn tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây!

quy trình check-out trễ
Có trường hợp khách muốn được check-out trễ

Check-out trễ là gì?

Khách trả phòng và tiến hành thanh toán tiền sau thời gian lưu trú tại khách sạn là đang check-out. Nhiệm vụ của lễ tân là thực hiện quy trình check-out cho khách. Thông thường, thời gian check-out được các khách sạn quy định sẽ là 12h trưa. Có thể check-out sớm hơn hoặc trễ hơn thời điểm này. Khách trả phòng sau 12h trưa gọi là check-out trễ.

Vì sao thời gian check-out trong khách sạn thường vào lúc 12 giờ trưa?

Tại sao khách check-out trễ?

Có nhiều lí do để khách ra quyết định check-out trễ. Trong đó, phổ biến nhất là:

- Khách muốn ở lại thêm vì thích 

- Khách cần thêm thời gian để nghỉ ngơi và (hoặc) sắp xếp hành lí

- Khách có vấn đề phát sinh liên quan đến công việc hay chuyện cá nhân cần ở lại để giải quyết...

Có phải khách muốn check-out trễ là được?

Thông thường, nhân viên khách sạn đều cố gắng đáp ứng tối đa và tốt nhất mọi yêu cầu của khách, bởi "khách hàng là thượng đế". Tuy nhiên, không phải đòi hỏi nào cũng có thể được hiện thực. Và check-out trễ là một trong số đó. 

Khách muốn check-out trễ là một chuyện nhưng cần xem xét thêm khách sạn có khả năng đáp ứng không, bằng cách căn cứ vào tình trạng phòng thực tế tại thời điểm khách muốn check-out trễ.

Có 3 trường hợp có thể xảy đến khi khách muốn check-out trễ:

- Phòng đó vẫn trống sau khi khách check-out: đáp ứng nhu cầu của khách, đồng thời căn cứ vào thời gian check-out trễ để tiến hành thu phí theo quy định.

- Có khách mới check-in sau 12h trưa (ngay sau khi khách trả phòng) và khách sạn vẫn còn phòng trống khác: nhân viên lễ tân tư vấn và giới thiệu khách loại phòng phù hợp rồi căn cứ vào quyết định của khách để tiến hành tiếp những công việc tiếp theo. Khách đồng ý thì thực hiện trả phòng hiện tại và chuyển sang lưu trú ở phòng mới và tính giá phòng tương ứng. Khách không đồng ý thì thực hiện quy trình check-out.

- Có khách mới check-in sau 12h trưa (ngay sau khi khách trả phòng) và khách sạn không còn phòng trống nào khác: nhân viên lễ tân lịch sự xin lỗi khách và hẹn khách dịp khác; có thể hỗ trợ khách bằng cách giới thiệu sang các khách sạn gần đó có dịch vụ tương tự nếu khách muốn.

Khách check-out trễ bị tính phí thế nào?

Việc tính phí check-out trễ tùy thuộc vào quy định tại mỗi khách sạn. Thông thường, vào mùa thấp điểm, nhiều nơi cho phép khách check-out trễ và không tính phí; điều này giúp tạo ấn tượng tốt với khách hàng, khiến họ có thiện cảm và có thể quay trở lại lưu trú vào những lần sau.

Trường hợp có tính phí thì quy định chung thường sẽ là:

- Check-out trễ từ 12:01 đến 14:00 - tính thêm 15% giá phòng

- Check-out trễ từ 14:01 đến 16:00 - tính thêm 20% giá phòng

- Check-out trễ từ 16:01 đến 18:00 - tính thêm 50% giá phòng

- Check-out trễ từ 18:01 đến 00:00 - tính thêm 100% giá phòng.

quy trình check-out trễ
Thông thường, thời gian check-out khách sạn là 12:00

Thực hiện quy trình check-out trễ cho khách ra sao?

- Trước 12:00 trưa hàng ngày, Trưởng Bộ phận tiền sảnh sẽ lập danh sách các phòng khách sẽ check-out ngày hôm đó, để nhân viên lễ tân dễ dàng nắm bắt và kiểm soát

- Lễ tân có thể linh hoạt gọi điện thoại thông báo cho khách về thời gian check-out quy định (trễ nhất là 12h trưa), hỏi khách xem có yêu cầu gì khác như check-out trễ, lưu trú thêm... hay không, cũng như nhắc nhở khách nhanh chóng trả phòng để tránh phát sinh phí. Ngoài ra, ở thời điểm khách check-in, nhân viên cũng nên nêu rõ chính sách và quy định của khách sạn về thời gian check-in, check-out, quy định tính phí check-out trễ (nếu có), khuyến khích khách gọi điện xuống quầy lễ tân hoặc bộ phận đặt phòng để xác nhận thời gian khởi hành rời khách sạn mới nếu có. 

- Đánh dấu những trường hợp cần lưu ý trên hệ thống như thời gian dự kiến mới cho việc khởi hành rời khách sạn của khách, như yêu cầu trả phòng trễ 5 hay 10 phút...

- Trường hợp khách yêu cầu check-out trễ:

+ Kiểm tra tình trạng phòng mà khách đang sử dụng trong vài giờ tới và xác nhận lại với khách nếu yêu cầu check-out trễ của khách được chấp nhận, nói rõ cần hay không cần tính thêm phí, phí tính thêm cụ thể thế nào

+ Trường hợp khách sạn không thể đáp ứng yêu cầu check-out trễ của khách, lễ tân yêu cầu khách thu xếp hành lý, rời khỏi phòng và có thể gửi hành lý tại kho lưu trú hành lý của khách sạn nếu khách chứa muốn rời đi ngay. Gợi ý cho khách những dịch vụ tiện nghi khác của khách sạn như: spa, hồ bơi...

+ Khi yêu cầu check-out trễ của khách được phê duyệt, lễ tân bắt buộc phải nhập thời gian trả phòng mới vào hồ sơ đặt phòng trong phần mềm khách sạn Smart Hotel PMS

+ Đánh dấu ghi chú hoặc lưu ý thích hợp, để quản lý và nhân viên ca sau có thể biết được "khách này yêu cầu check-out trễ" đã được chấp nhận trong lúc theo dõi kiểm tra các phòng

+ Thông báo cho bộ phận buồng phòng về yêu cầu check-out trễ, thời gian check-out dự kiến của khách để nhân viên dọn phòng lưu ý, đảm bảo công việc

+ Khi khách check-out, thực hiện lần lượt các công việc và thủ tục khác theo đúng quy trình check-out thông thường. Lưu ý bước tính thêm phí trả thêm (nếu có) theo quy định, tránh bỏ sót gây thất thoát doanh thu của khách sạn

+ Thực hiện nốt những việc cần làm sau khi khách check-out phòng, như: cập nhật tình trạng phòng, lưu hồ sơ khách hàng, chuyển hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán...

+ Trường hợp xảy ra tranh chấp với khách (khách không muốn đổi phòng, không chịu trả thêm phí, không chịu rời đi trước 12:00...), Trưởng bộ phận tiền sảnh sẽ là người quyết định về quyền được check-out trễ của khách tùy vào tình hình thực tế và tình huống đặc biệt. ​​

quy trình check-out trễ
Tùy theo chính sách của khách sạn sẽ quy định có hay không thu thêm phí check-out trễ

Thực hiện quy trình check-in, check-out là nhiệm vụ chính của lễ tân. Khi khách yêu cầu được check-in sớm hay check-out trễ, nhân viên bộ phận tiền sảnh cần linh hoạt xử lý, đảm bảo vừa làm hài lòng khách, lại không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, uy tín và doanh thu của khách sạn. 

Khách hàng của chúng tôi

Smart Hotel luôn mong muốn phục vụ khách hàng tốt hơn mỗi ngày. Sự hài lòng của quý khách là sự thành công của chúng tôi...

SEASING HOTEL

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 50B Củ Chi, P. Vĩnh Hải, TP Nhan Trang, Khánh Hòa

Số lượng phòng: 76 phòng

Tel: 84 258 3544 088 / 3544099 - Fax: +84 258 3540 077

Website: http://seasinghotel.com/

Hoi an Emerald Waters Hotel & Spa

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: No 224 - 226 Lý Thái Tổ, TP. Hội An, T. Quảng Nam

Số lượng phòng: 42 phòng

Tel: (+84 235) 3963 666

Website: http://hoianemeraldwatershotel.com/

MY KHE II HOTEL

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 200 Võ Nguyên Giáp, P. Phước Mỹ, Q. Sơn Tra, TP Đà Nẵng

Số lượng phòng: 76 phòng

(+84.511) 3.941095 – Fax (+84.511) 3.941097

Website: http://mykhe2hotel.com/

Amorita Boutique Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: Số 7 Hàng Dầu, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Số lượng phòng: 25 phòng

+84 24 39274666 / +84 976185824 - Fax: +84 24 3935 2266

Website: http://amoritaboutiquehotel.com/

Nova Luxury Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 31 Hàng Gà, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Số lượng phòng: 25 phòng

Website:

viola Royal Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: Số 6 Lương Ngọc Quyến, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Số lượng phòng: 36 phòng

+84 24 3975 2222

Website: http://violaroyalhotel.com/

RELAX HALONG HOTEL

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 106 Duong Ha Long, TP Ha Long, Quang Ninh

Số lượng phòng: 52 phòng

+84 203 3848 088

Website: http://relaxhalong.com/

Mai Châu Ecolodge

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: Xóm Na thia, H. Mai Châu, T. Hòa Bình

Số lượng phòng: 35 phòng

Website:

Her Bungalow

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: Tổ 4, Trần Hưng Đạo, hẻm Chùa Ông - Cửa Lấp, Dương Tơ, Phú Quốc

Số lượng phòng: phòng

Tel: +84 297 3 996 888

Website:

Trung tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ Miền Trung - Tây Nguyên

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 28 Hùng Vương, P. Lộc Thọ, TP. Nha Trang, T. Khánh Hòa

Số lượng phòng: 70 phòng

Tel: +84 258 3 728 999

Website: www.centralhotelnhatrang.com.vn

Hai Au Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 576 Cửa Đại, TP. Hội An, T. Quảng Nam

Số lượng phòng: 42 phòng

Tel: +84 235 3914 577 - Fax: +84 235 3914 383

Website: http://www.haiauhotels.com

SongCong Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 305 Nguyễn Văn Thoại, Q. Sơn Trà, Đà Nẵng

Số lượng phòng: 125 phòng

Tel +84 236 626 8866 Hotline: + 84 933 682014

Website: http://songconghoteldanang.com/

RICHICO APARTMENTS AND HOTEL

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 176-178 Nguyen Van Thoai, Da Nang City

Số lượng phòng: 53 phòng

Tel: +84 236 3654407, 3952123 - Fax: +84 236 395 2111

Website: www.richico.vn

Nice Dream Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 01 Nguyễn Thị Minh Khai, TP. Đà Lạt, T. Lâm Đồng

Số lượng phòng: 53 phòng

0633822379 - 3822622 - 3822624

Website: www.nicedream.vn

O2 Garden Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: Cam Tan Village, Cam Linh Commune, Ba Vi District

Số lượng phòng: 34 phòng

Tel: +84 24 3361 9999

Website: http://o2gardenhotel.com.vn

Diadem Resort - Hong Bin II

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 118/2/3 Tran Hung Dao St, Duong Dong Town, Phu Quoc Island

Số lượng phòng: 17 phòng

Tel: +84 297 3 992 009 - Fax: +84 297 3 992 009

Website:

Hong Bin Bungalow

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: Tổ 10, Khu phố 7, TT. Dương Đông, H. Phú Quốc, T. Kiên Giang

Số lượng phòng: 32 phòng

Tel: +84 297 3 99 33 35, 3 99 33 36 - Fax: +84 297 3 99 33 37

Website: www.hongbinphuquoc.com

La Perle Hue Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 24/42 Nguyễn Công Trứ, Phú Hội, TP Huế,T. Thừa Thiên Huế

Số lượng phòng: 30 phòng

Tel: +84 54 3816678

Website: http:www.hotellaperlehue.com

SEN VANG LUXURY HOTEL

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 37 Mê Linh, TP Nha Trang, T. Khánh Hòa

Số lượng phòng: 38 phòng

Tel: +84 258 351 0799 - Fax: +84 258 351 0799

Website: http://senvangluxury.vn/

Pavillon Garden Hotel & Spa

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 04 Tôn Đản, P. Lộc Thọ, TP. Nha Trang, T. Khánh Hòa

Số lượng phòng: 35 phòng

Tel: +84 258 3 525 565 - Fax: +84 258 3 525 565

Website: www.pavillongarden.com

Hoi An Travel Lodge

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 126 Nguyễn Trường Tộ, TP. Hội An, T. Quảng Nam

Số lượng phòng: 28 phòng

Tel: +84 235 625 5255

Website: www.hoiantravellodge.com

COCO PALM PHU QUOC RESORT

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: Ong Lang Beach, Cua Duong, Phu Quoc Island, Vietnam

Số lượng phòng: 24 phòng

Tel: +84 77 3987979

Website: www.cocopalmphuquoc.com

QUACH TINH HOTEL

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: Lô 45, Lê Minh Trung, PhưỜng An Hải Bắc, Quận Sơn Trà, TP Đà Nẵng

Số lượng phòng: 48 phòng

Tel: +84 236 375 5755 - 236 375 5012

Website: http://quachtinhhotel.com

Maivy Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: Căn A1-4 KP Lộc An, TT Trảng Bàng, H. Trảng Bàng, T. Tây Ninh

Số lượng phòng: 39 phòng

Tel: +84 276 6 262 666 - Fax: +84 276 6 266 888

Website: http://www.maivyhotel.com.vn;http://www.maivyhotel.vn

Luminous Viet Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 77-79 Hang Bac Str., Hoan Kiem Dist., Ha Noi

Số lượng phòng: phòng

Tel: +84 24 39351776 Hotline: +84 353406666 - Fax: + 8424 39260628

Website: http://luminousviethotel.com

Aladin Hotel Nha Trang

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 176/6 Hùng Vương, P. Lộc Thọ, TP Nha Trang, Khánh Hòa

Số lượng phòng: 18 phòng

Tel: +84 258 3510 799 - Fax: +84 258 3510 799

Website:

La Selva Central Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 90 Cau Go, Hoan Kiem, Ha Noi

Số lượng phòng: 22 phòng

+84 24 35559222

Website: www.hanoilaselvacentralhotel.com

La Selva Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 57 Lo Su, Hoan Kiem, Ha Noi

Số lượng phòng: 28 phòng

Tel +84 24 3 266 8965 - Fax: +84 24 3 266 8964

Website: http://www.hanoilaselvahotel.com

SH EUROPA HOTEL

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 15 An Thuong 26, My An Ward, Ngu Hanh Son District, Da Nang

Số lượng phòng: 44 phòng

(+84) 236 222 5678

Website: http://sheuropahotel.com/

Cheetah Hostel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 117 Hàng Bạc, Hàng Đào, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Số lượng phòng: 25 phòng

024 3961 7777

Website:

Hanoi Cristina Hotel & Travel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: Số 4 Ngõ Phát Lộc, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Số lượng phòng: 21 phòng

Tel: (+84 24) 3927 2626 - Fax: (+84 24) 3926 4898

Website: hanoicristinahotel.com

PAN HORIZON EXECUTIVE REDENCES

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 117 Xuan Thuy Str, DÞch Vong Hau, Ward, Cau Giay Dist

Số lượng phòng: 88 phòng

Tel: (84-24) 38 335 888 - Fax: (84-24) 38 341 728

Website: www.panhorizon.vn

Golden Lotus Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 96b Trần Phú, TP Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa

Số lượng phòng: 55 phòng

Tel: (+84).58.352 2988 - Fax: (+84).58.352 8279

Website: www.hotelgoldenlotus.com

Midori Boutique Hotel Hanoi

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 43 Trieu Viet Vuong, Hai Ba Trung, Hanoi

Số lượng phòng: 24 phòng

Tel: +84-24 32 383 888 - Fax: +84-24 32 383 888

Website: http://www.midorihotel.vn

LENID NHA TRANG

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: Lô 3,4,5 Phạm Văn Đồng, Nha Trang, Khánh Hòa

Số lượng phòng: 108 phòng

+84258 355 1888

Website:

Phú Ninh Lake Resort & Spa

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: Thôn Trung Đàn, Xã Tam Đại, Huyện Phú Ninh, Tỉnh Quảng Nam

Số lượng phòng: 61 phòng

0901 15 77 99 - 0901 95 96 98

Website: http://phuninhlake.com.vn

CORDIAL HOTEL DA NANG

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 30 Losepy Str, An Hai Bac Ward, Son Tra Dist

Số lượng phòng: 59 phòng

Tel: +84236 3 99 68 37 - 236 399 6839

Website: cordialhotel.com.vn

COSMOS HOTEL DANANG

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 117-119 Ngo Thi Sy, My An W., Ngu Hanh Son, Da Nang

Số lượng phòng: 61 phòng

Tel: +84 236 3755 668 Fax: +84 236 3519 068

Website: http://cosmoshoteldanang.com

HANOI EMOTION HOTEL

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 26-28 Ngõ hàng Bột, Cát Linh, Hà Nội

Số lượng phòng: 35 phòng

+8424 3848 9848

Website: hanoiemotion.com

THIEN THAO HOTEL

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 89 Cao Thang, Ward 3, District 3, Ho Chi Minh City

Số lượng phòng: 46 phòng

Tel: +84 28 39 291 440 - 39 291 441, Fax: +84 28 39 291 442

Website: https://thienthaohotel.com/

LAO CAI STAR HOTEL

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 03 Hoàng Liên, phường Cốc Lếu, Thành phố Lào Cai, Tỉnh Lào Cai

Số lượng phòng: 141 phòng

+84 02143 845 846

Website: http://www.laocaistarhotel.com/

FAIFO HOTEL

Đạt chuẩn:

Địa chỉ:

Số lượng phòng: phòng

Website:

THAI BINH HOTEL

Đạt chuẩn:

Địa chỉ:

Số lượng phòng: phòng

Website:

CENTRAL HOTEL

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: Số 1 Lê Lợi, TP. Quảng Ngãi, T. Quảng Ngãi

Số lượng phòng: 77 phòng

Tel: +84 255 3829 999 - Fax: +84-255 3822 460

Website: https://centralhotel.com.vn/

GRAND VIEW HOTEL

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 27 Cửa Đông, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Số lượng phòng: phòng

Website:

SAMMY HOTEL

Đạt chuẩn:

Địa chỉ:

Số lượng phòng: phòng

Website:

Splendid Boutique Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 13 Hàng Chiếu, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Số lượng phòng: 27 phòng

Tel: +84 24 3710 0629

Website: http://splendidboutiquehotel.com/

Indochine Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 36 Hùng Vương, Lộc Thọ, Thành phố Nha Trang, Khánh Hòa

Số lượng phòng: 35 phòng

Tel: +84 258 3525 333

Website:

Park Hill Hotel & Apartment

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 67 Lê Văn Thiêm, Hưng Phước 3, Tân Phòng, Q7, TP. Hồ Chí Minh

Số lượng phòng: 25 phòng

Tel: +84 28 54107924 Hotline: +84 903322791

Website: http://parkhill67.com/

Artisan Lakeview

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 23 Hàng Hành, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Số lượng phòng: 20 phòng

+84 24 3938 1800

Website: www.artisanlakeviewhotel.com

Hanoi Space Hotel

Đạt chuẩn:

Địa chỉ: 40 Mã Mây, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Số lượng phòng: 22 phòng

Tel: +84 24 39347 999 - Fax: +84 24 39347 999

Website: http://hanoispacehotel.com/