Tổng quan về Phần mềm Quản lý mua hàng SMART PURCHASE
- 89
- 0
Phân hệ quản lý mua hàng Smart Purchase được xây dựng dựa trên quy trình mua hàng và quản lý hàng hóa trong khách sạn. Khi các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng thì lập các PR (Purchase request), các PR này được trưởng bộ phận duyệt. Sau đó mới chuyển lên phòng phụ trách Tài chính hoặc phòng Kế hoạch để trưởng bộ phận của phòng này duyệt.
Những PR nào được duyệt thì chuyển xuống bộ phận mua, tại đây các PR được lọc - chọn lựa tạo thành các PO (Purchase order) khác nhau sau khi tham khảo giá cả - bảng báo giá để tiến hành mua.
Những điểm chính trong phân hệ
- Lập và theo dõi, kiểm soát kế hoạch mua hàng theo từng kỳ, từng bộ phận, dự án, …
- Lập và thực hiện quy trình phê duyệt đề nghị mua. Lập phiếu đề nghị chào giá gửi nhà cung cấp. Cập nhật, tự động so sánh và lựa chọn báo giá của nhà cung cấp.
- Kiểm duyệt phiếu qua các trạng thái (Lập chờ duyệt, Duyệt chờ hoàn thiện, Nhập kho chưa hạch toán, Đã hoàn thiện, Đã khóa).
- Theo dõi tiến trình thực hiện đơn hàng/hợp đồng. Tiến độ nhập hàng, tiến độ thanh toán công nợ từng hóa đơn, lô hàng, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp. Theo dõi tiền trả trước, tuổi nợ của các hóa đơn và lô hàng mua.
- Giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức (hóa đơn, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, nhân viên…)
BÁO CÁO
Phân tích mua hàng theo nhiều tiêu thức (Nhà cung cấp, nhân viên mua, lô hàng, bộ phận, hình thức mua, mặt hàng, đơn hàng…). Đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều chỉ tiêu như thời gian giao hàng, chất lượng hàng hóa, ….
- Báo mua hàng: Báo cáo chi tiết mua, Nhật ký mua hàng, Báo cáo tổng hợp nhập mua, Bảng kê hàng hóa mua vào.
- Báo cáo công nợ mua: Bảng đối chiếu công nợ, Tổng hợp phát sinh công nợ mua, Báo cáo công nợ phải trả theo hạn thanh toán (tuổi nợ), Tổng hợp phát sinh công nợ,..
- Báo cáo quản trị: Theo dõi đơn hàng, Bảng kê/Báo cáo tổng hợp đơn hàng/hợp đồng, Báo cáo kế hoạch thời hạn giao hàng theo đơn hàng mua/hợp đồng mua
Module Smart Purchase (Mua hàng) giúp kiểm soát quá trình mua hàng của bạn. Đảm bảo đáp ứng được đúng yêu cầu mua sắm thực tế cùng với 5 nguyên tắc sau:
-
Đúng mặt hàng: Đây là yêu cầu cơ bản của việc mua sắm hàng hoá vì nó sẽ đáp ứng đúng yêu cầu của bộ phận sản xuất, hoặc của bộ phận bán hàng.
-
Đúng số lượng: Mua hàng đúng với số lượng giúp giảm lượng tồn kho, giảm tồn đọng vốn, tiết kiệm chi phí lưu kho. Ngoài ra, đúng số lượng cũng có nghĩa là không mua thiếu vì nếu thiếu sẽ không đủ đáp ứng được nhu cầu, tiến độ sản xuất, bán hàng…
-
Giá hợp lý – chất lượng tốt: Để có được thông tin này, nhất thiết phải đánh giá các nhà cung cấp khác nhau để dự tính được giá mua, khối lượng, thời hạn và điều khoản giao hàng, chất lượng, các điều khoản và thời hạn thanh toán.
-
Đúng thời gian: Đây là một tiêu chí đặc biệt quan trọng. Việc nhập hàng hóa, vật tư về đúng thời điểm (không quá sớm, không quá muộn) sẽ giảm được ngày tồn kho, kịp đáp ứng được tiến độ sản xuất, giao hàng…
-
Thông tin chính xác: Tránh cho việc trùng lặp các thông tin được nhập liệu nhiều lần như cùng thông tin mua sắm nhưng phòng mua sắm nhập, khi nhận hàng thì kho nhập, khi kế toán nhận hóa đơn thì cũng nhập lại thông tin đó.
_SMART HOTEL PMS - GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CHO QUẢN LÝ KHÁCH SẠN_